Значит, банить имеют право только администраторы, а замечания могут делать как админы так и модераторы с помошниками.Когда какая либо из вышестоящих категорий руководства ставит замечание (если бан - админы),оформляйте все как положено,чтоб небыло претензий:
1.Ник участника которому сделали замечание (или забаненного участника).
2.Причина по которой поставили замечание (забанили) (указать  пункт правил который был нарушен)
3.Ссылка,которая указывает на нарушение дисциплины/ или название темы и номер поста.
4.Срок бана. (не  указывается в случае замечания)